Seděly jsme takto nedávno s kamarádkou Evou u čaje a ona mi vypráví o svém časovém managementu.
“Víš, já bych bez svého kalendáře nemohla žít. Mám díky němu volnou hlavu a pocit svobody. Do kalendáře si vkládám jednotlivé úkoly na různé dny hned jak mne napadnou. Díky tomu je nemusím držet v hlavě, nezapomínám na důležité povinnosti a cítím se klidná.”
“Ano, přesně tak!”, s otevřenou pusou jí přitakávám. Jsem mile překvapená faktem, že používá stejný přístup jako já, přístup, na který bych nedala dopustit.
Čím méně toho držíme v hlavě, tím lépe a svobodněji se cítíme. Aneb já sice nyní nevím, co musím zítra udělat, ale můj kalendář to ví. Díky tomu mi to nebere mentální kapacitu.
V tomto článku se s vámi chci podělit o jednoduché strategie, které mi pomáhají s produktivitou a čistou hlavu.
1. Okamžité zapsání co je potřeba udělat
Vždy, když mě napadne co je potřeba udělat, otevřu si kalendář a vložím si úkol do kalendáře. Učiním tak když pracuji, když jsem venku s přáteli nebo když mi v divadle přijde inspirace co mohu klientovi doporučit.
Vložím si ihned poznámku do kalendáře na nějaký den, abych se tím v ten moment nezdržovala. Např: “Doporučit paní Novákové sleep magnesium.”
V den, kdy mám možnost si sednout k počítači, projedu si vložené úkoly a dle priority je přiřadím na určitý den nebo je rovnou zpracuji.
2. Plánování aktivit do kalendáře
Nejen pracovní, ale i sportovní a relaxační aktivity si zaslouží místo v kalendáři. Přiznejme si – jak často zapomínáme na relaxační aktivity a necháme se unést návalem práce na úkor naší sebepéče? Nezřídka připomínám svým klientům zadat si do kalendáře pravidelné masáže, wellness, čas na odpočinek nebo smích.
JAKÉ VŠECHNY AKTIVITY SI VKLÁDÁM DO KALENDÁŘE?
Fyzická aktivita
Jednou týdne (většinou v neděli) si naplánuji, jaký den budu cvičit, v kolik hodin a co. Většinou cvičím doma a volím mezi rychlou chůzí/během, posilováním u YouTube videa, někdy je to návštěva taneční lekce, posilovny či přírody s přáteli.
Cvičení má v mém kalendáři jednotnou, fialovou barvu. Dopředu si určím, co budu cvičit, abych měla proměnlivost a střídala jak posilování svalů tak aerobní činnost. Aktivitu určuji i na základě mé fáze cyklu a mých časových možnostech.
Ne vždy dodržím co a kdy, někdy se mé tělo cítí unavené, jindy cvičení prodloužím, jsem flexibilní. Není důležité vše dodržet, primární je počin vyhranění si času pro tuto aktivitu v kalendáři, poté je větší šance, že se aktivita uskuteční.
Relaxační aktivity
Snažím se mít každý týden alespoň 1 relaxační aktivitu pro tělo (sauna, masáž, hry, relaxace u vody, kosmetika, wellness). Také si dopředu plánuji sociální aktivity.
Většinou se na začátku měsíce dívám jaké jsou akce v okolí, kterých se chci účastnit, naplánuji si je do kalendáře a domluvím se ihned s přáteli.
Meetingy pracovní i osobní
Do kalendáře si vkládám meetingy pracovní i osobní. Často vytvořím v kalendáři událost a pozvu zúčastněné přes jejich email. Takto s aktivitou můžeme počítat dlouho dopředu a nezapomene na ni (např. přednášky, kino, semináře.).
Pokud je setkání online, Google kalendář rovnou přidá odkaz na Google Meets pro video hovor. Potvzené události si v kalendáři označuji červenou barvou, nepotvrzené oranžovou, návrhy na akce žlutou.
3. To-do listy
Ráno si na papír před sebe napíšu denní seznamy úkolů, které je potřeba v ten den dokončit. Akt formulování si výsledného denního cíle mi pomáhá zůstat soustředěná a cíle opravdu dokončit.
Příklad TO-DO:
- Zpracovat klienta xx a klienta xx
- Napsat 2 články
- Vytvořit výživové hodnoty k menu
Čím je můj TO-DO list kratší a jednodušší, tím lépe. Snažím se co nejvíce aktivit “batchovat” – sdružovat dohromady dle typu aktivity, viz níže.
4. Batching nebo-li sdružování úkolů:
V češtině slovo „batching“ lze přeložit jako „shlukování“ nebo „sdružování“. Batching vnímám jako seskupování úkolů nebo aktivit do jedné dávky, která je pak řešena současně nebo za stejný časový úsek.
Miluji batching! Například – nyní píšu článek, již jsem přepnula svůj mozek do levé, kreativní hemisféry psaní a když už jsem v tom, mám chuť napsat článků více, a tak zvládnu třeba rovnou tři najednou.
Zítra tyto tři články zedituji a vložím na blog, pozítří ze všech udělám 3 podcast epizody. Takové shromáždění aktivit šetří mou mentální energii, tzn. nepřeskakuji z jedné činnosti na druhou.
Kdybych se snažila vykonat všechny následující činnosti v jednom dni, stálo by mne to hodně úsilí, proto seskupuji.
5. Check-listy
Check-listy jsou skvělým pomocníkem pro zavedení nových, dlouhodobých návyků. Mám vytvořený denní „Habit Tracker“ (sledovač návyků) v Notion, kde si každý den odškrtávám splněné návyky.
Poznámka: Velice doporučuji knihu Atomové návyky, která popisuje úspěšný proces tvorby návyků.
6. Specifické seznamy
Seznamy se mi osvědčily. Sdružuji je v aplikaci Notion, kterou mám v telefonu i na počítači. Používám např. tyto seznamy:
Dárky pro blízké:
- Během roku mne napadají nápady na dárky, které si postupně zapisuji a nakupuji před narozeninami či před Vánoci.
- TIP: Když si kupuji něco hezkého pro sebe (suplementy, kosmetika, doplňky), vzpomenu si, že mohu objednat danou věc 2x a jeden kus darovat někomu z blízkých, kdo bude mít brzy narozeniny.
Seznam pro nákup:
S tímto seznamem zmizela moje úzkost z toho „co ještě mám umýt, aby to bylo vše“.
Mám vytvoření jednoduchý check-list aktivit v Notion, který si odškrtávám když uklízím.
- Vysát, utřít povrchy od prachu, umýt umyvadla, vanu, zrdcadla, záchod, kuchyň, vyměnit ložní prádlo, vytřít podlahy,…
Seznam pro nákup:
Když si během dne uvědomím, že došla cibule nebo toaletní papír, otevřu si telefon a danou věc si napíšu do nákupního seznamu. Poté než jdu nakupovat, přečtu si, co je potřeba koupit.
Nákupní seznam mám vytvořený i na oblečení (např: zimní boty) a kosmetiku (např. odlakovač).
- Wish list
Můj wishlist je seznám věcí, které si chci koupit, ale i přání, která si chci splnit. Jako velkou výhodu “seznamu přání” vidím fakt, že aktem definování si přání dochází k nasměrování podvědomé mysli k vyhledání dané věci/zážitku.
Např. Na seznam si napíšete “nový počítač”, a po týdnu uslyšíte kamarádku ptát se vás, zda neznáte někoho, kdo by si od ní chtěl odkoupit její laptop.
7. Týdenní, měsíční cíle nebo ZÁMĚRY
Aktuálně mi vyhovuje plánovat méně krátkodobých a dlouhodobých cílů. Co mi ale vyhovuje je plánování záměrů. Na začátku týdne a měsíce se snažím přemýšlet nad tím, co chci aby se stalo daný týden, měsíc.
- Jaký mám záměr na tento meeting/další den?
- Co chci aby se stalo?
- Jaký má být výsledek?
- Jak se chci cítit?”
Striktní zadávání cílů mi nefunguje, to se cítím pod tlakem a takový přístup ve mně produktivitu nevyvolává. Zamyslet se nad záměrem, který chci z dané situace mít, je pro mne lepší.
8. Hranice s telefonem
Hranice s telefonem je za mě ta nejefektivnější strategie. Odložení telefonu během pracovní doby, vypnutí upozornění, odstranění sociálních sítí a emailu z telefonu apod. – to vše velmi pomáhá vylepšit soustředění, eliminovat přerušování pozornosti a navozuje pocit klidné, soustředěné mysli.
Více toto téma rozeberu již brzy v připravovaném článku „Hranice s telefonem“.
Jaké jsou vaše tipy pro produktivnější den?
Napište mi je do komentáře, moc ráda se inspiruji. Jsem velký milovník každého ulehčení si práce a organizace aktivit k větší efektivitě.
Krásný den, 
Anežka je expertka na zdravý životní styl, health koučka, výživová poradkyně, cestovatelka, nadšenkyně pro seberozvoj a celostní přístup ke zdraví.
Pomáhá ženám budovat zdravé návyky, aby se každý den cítili být tou nejlepší, nejenergičtější a nezdravější verzí sebe. Více o Anežce si můžete přečíst zde.
Czech 
English